Политика за подаване на сигнали

1. Цел и предназначение.

„Завод за телефонна апаратура” АД (накратко: ЗТА АД или Дружеството) се ангажира да демонстрира открито и отговорно управление и да ръководи бизнеса си с честност и почтеност, като следва и спазва всички приложими закони и разпоредби на пазарите, на които развива своята дейност, за да защити интересите на своите работници/служители и бизнес партньори.

Тази политика определя общи минимални стандарти за защита на лицата, подаващи сигнали за нередности. Целта на тази политика е да даде разяснения по принципни въпроси по прилагането на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация /ЗЗЛПСПОИН/ за нарушенияи да гарантира, че за всички работници/служители и външни за компанията лица е осигурена възможност да бъдат информирани как и кога да докладват за нарушения, като неетично или неподходящо поведение, злоупотреби или незаконни практики, без да бъдат санкционирани по какъвто и да е начин, както и какъв тип поведение трябва да бъде докладвано.

Политиката следва принципите и изискванията за вътрешно и външно докладване на нарушения и съответното високо ниво на защита на лицата, докладващи нарушения съгласно Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 г. относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза /накратко Директивата/ и Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

При отчитане на развитието на практиката по приложението на закона, съответно изменения на същия, настоящата политика ще бъде актуализирана и допълвана своевременно.

2. Обхват и приложение.

Тази политика се прилага еднакво и с еднаква тежест за всички потенциални, настоящи и бивши работници/служители, кандидати за работа, временни работници и стажанти на ЗТА АД. Тази политика се прилага за всички външни лица и бизнес партньори на дружеството.

3. Отговорности.

Дружеството, със заповед на изпълнителния директор, е определило екип, състоящ се от юрисконсулта и Н-к АСО/Човешки ресурси, който да отговаря за управлението на сигналите за нередности като този екип ще получава доклади с информация за нарушения. Ако е необходимо, екипът ще изисква допълнителна информация и ще предоставя и обратна връзка. Членовете на екипа ще се отчитат пред изпълнителния директор на ЗТА АД. Въпросите относно тази политика трябва да се отправят към определения от Изпълнителния директор, екип.

4. Термини и определения.

„Нарушения“ означава действия или бездействия, които са незаконни и са свързани с актовете на Съюза и областите, посочени по-долу; противоречат на предмета или на целта на правилата в актовете на Съюза и областите, посочени по-долу, неетично или неподходящо поведение, злоупотреби или незаконни практики в областта на обществените поръчки, финансовите услуги, продукти и пазари и предотвратяване на изпиране на пари и финансиране на тероризма, безопасност и съответствие на продуктите, транспортна безопасност, защита на околната среда, радиационна защита и ядрена безопасност, безопасност на храните и фуражите, здравеопазване и хуманно отношение към животните, обществено здраве, защита на потребителите, защита на поверителността и личните данни и сигурност на мрежовите и информационните системи, нарушения, засягащи финансовите интереси на Съюза, нарушения, свързани с вътрешните пазари, правилата на Съюза за конкуренция и помощи, както и нарушения, свързани с вътрешния пазар във връзка с действия, които нарушават правилата за корпоративния данък или договорености, чиято цел е получаване на данъчно предимство, което противодейства на целта или целта на приложимото корпоративно данъчно право.

„Информация за нарушения“ означава информация, включително основателни подозрения, за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в организацията, в която работи или е работило сигнализиращото лице, или в друга организация, с която то е или е било в контакт по време на работата си, както и за опити за прикриване на нарушения.

„Сигнал“ или „Подаване на сигнал“ означава устно или писмено предаване на информация за нарушения.

„Сигнализиращо лице“ означава физическо лице, което подава сигнал или публично оповестява информация за нарушения, получена в контекста на свързаните с неговата работа дейности.

„Засегнато лице“ означава физическо или юридическо лице, което се посочва при подаването на сигнала или при публичното оповестяване на информация като лице, на което се приписва нарушението или с което това лице е свързано.

„Вътрешно подаване на сигнал“ означава устно или писмено съобщаване на информация за нарушения в рамките на даден правен субект в частния или публичния сектор.

„Външно подаване на сигнал“ означава устно или писмено съобщаване на информация за нарушения на компетентните органи.

„Публично оповестяване“ или „да бъде оповестено публично“ означава публично предоставяне на информация за нарушения.

„Работен контекст“ означава настоящи или минали работни дейности в публичния или частния сектор, чрез които, независимо от тяхното естество, лицата получават информация за нарушения и в рамките на които тези лица могат да бъдат подложени на ответни действия с цел отмъщение, ако подадат такава информация.

„Ответни действия“ означава всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в работен контекст, предизвикано е от вътрешно или външно подаване на сигнал или от публично оповестяване, и което причинява или може да причини неоправдана вреда на сигнализиращото лице.

„Защита” означава всички разумни стъпки, предприети от ЗТА АД за осигуряване на поверителност на името на сигнализиращото лице /запазване на конфиценциалност по отношение на неговите лични данни/, както и мерките, прилагани за защита на лицата, подаващи сигнали за нередности от ответни действия с цел отмъщение.

„Последващи действия“ означава всяко действие, предприето от лицето, приемащо сигнал, или от компетентен орган, с цел оценка на точността на представените в сигнала твърдения и по целесъобразност с цел третиране на сигнализираното нарушение, включително чрез действия като вътрешна анкета, разследване, наказателно преследване, действия за обезпечаване на средства или приключване на процедурата.

„Обратна информация“ означава предоставянето на сигнализиращото лице на информация за действието, което е предвидено или е вече предприето като последващо действие, както и за основанията за въпросното последващо действие.

„Компетентен орган“ означава всеки национален орган, който е определен да приема сигнали в съответствие с глава III на Директивата и да дава обратна информация на сигнализиращите лица и/или е определен да изпълнява задълженията, предвидени в настоящата директива, по-специално по отношение на последващите действия.

5. Как да подадем сигнал. Приемане и регистриране на сигнали.

ЗТА АД дава възможност на всички лица, желаещи да докладват сигнал за нарушения. Такива доклади/сигнали могат да се правят в писмен вид - анонимно или неанонимно, или устно. Сигналите за нарушения могат да се подават чрез канал за вътрешно подаване на сигнали, канал за външно подаване на сигнали и публично оповестяване на информация за нарушения.

/1/ Комуникационните канали, чрез които лицата могат да подават сигнали, са:

ЗТА АД

В писмен вид посредством изпращане по пощата/чрез куриер на сигнал на адреса на управление на дружеството – „Завод за телефонна апаратура” АД, гр. Банско, ул. „Цар Симеон” №82, п.к 2770, на вниманието на Юрисконсулта и Н-к АСО/Човешки ресурси. На пратката /плика/, под адреса на получателя се изписва текст „Сигнал по ЗЗЛПСПОИН”. При получаване на писмен сигнал чрез пратка /плик/ горепосочените служители /или един от тях/ съставят протокол с подробно описание на пратката /плика/, като протоколът е неразделна част от преписката по сигнала.

Устно, на горепосочения адрес на управление на дружеството, в рамките на установеното му работно време, чрез лични срещи с горепосочените служители /или с един от тях/, отговарящи за приемането и обработването на сигналите в уговорен със служителя/ите подходящ срок.

Данни за контакт за външно подаване на сигнали:

Комисията за защита на личните данни,

писмено: по имейл whistleblowing@cpdp.bg;

по поща на адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2

устно: на място в КЗЛД, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2, София 1592

Утвърденият от КЗЛД формуляр, приложен към настоящата политика е задължителен за служителя, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнала. Формулярът не е задължителен за сигнализиращите лица – те обаче могат да го ползват, при желание от тяхна страна или ако считат, че ги улеснява при подаването на сигнала.

Ако сигнализиращо лице подаде сигнал във форма, различна от утвърдения от КЗЛД формуляр, служителят/ите, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнала, е длъжен да въведе информацията от сигнала в утвърдения формуляр.

/2/ След като сигналът бъде подаден, той ще бъде насочен само към служителя/ите, отговорен за управлението, приемането и обработването на такива сигнали.

/3/ При спазване на разпоредбата на чл. 15, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН сигналът се документира от служителя/ите по чл. 3, чрез попълване на „Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения“, съгласно образеца, приложен към настоящата политика.

1. Формулярът съдържа най-малко следните данни:

трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;

имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;

конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;

дата на подаване на сигнала;

подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

2. На подаващия сигнала се предлага да го подпише при желание от негова страна и се отбелязва неговото съгласие или отказ на съответното място във формуляра.

3. Когато чрез подадения писмен сигнал не може да се установят необходимите данни, за попълване на „Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения“, служителят/ите по чл. 3 поканва подателя на сигнала да попълни липсващата информация. Поканата се подава по същия начин, по който е постъпил сигналът.

/4/ Ако сигнал по ал.1, който не е от компетентността на ЗТА АД постъпи в дружеството, същият незабавно се препраща от служителя/ите по чл. 3 до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) по канала за външно подаване на сигнали.

/5/ В ЗТА АД се създава и поддържа Регистър на сигналите по чл. 18, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН /на хартиен носител и електронно/, съгласно образеца, приложен към настоящата политика.

Регистърът съдържа информация за:

1. лицето, което е приело сигнала;

2. датата на подаване на сигнала;

3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;

4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;

5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването и в процеса на обработване на сигнала;

6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето й;

7. предприетите последващи действия;

8. резултатите от проверката по сигнала;

9. периода на съхраняване на сигнала.

Регистърът се води от юрисконсулта на дружеството. Регистърът не е публичен и достъп до него имат само служителите по чл. 3.

Редът за воденето на Регистъра се определя със заповед на изпълнителния директор на дружеството, съобразно Наредбата по чл. 18, ал. 4 от ЗЗЛПСПОИН.

Документите по сигнали се съхраняват от служителите по чл. 3, организирани в отделни преписки в специално обособен за това шкаф със заключващ механизъм и по начин, който гарантира тяхната поверителност и сигурност.

Нови документи, касаещи подаден вече сигнал, подлежат на регистриране под същия номер.

6. След подаване на сигнал.

/1/ След получаване на сигнала, служителят/ите по чл. 3 предприема действия за генериране на Уникален идентификационен номер (УИН) и за регистриране на сигнала в Регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН.

/2/ В 7-дневен срок от получаването на сигнала служителят/ите по чл. 3 извършва проверка за редовността на сигнала и потвърждава получаването му, като на сигнализиращото лице се предоставя информация за УИН и дата на регистриране на сигнала.

/3/ Ако сигналът не отговаря на изискванията на чл. 15, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала.

/4/ Ако нередовностите по сигнала не бъдат отстранени в горепосочения срок по чл. 6, ал.3, служителят/ите по чл. 3 изготвя доклад до изпълнителния директор, след което връща сигнала на сигнализиращото лице заедно с приложенията към него.

/5/ Всеки сигнал се проверява от служителя/ите по чл. 3 по отношение на неговата допустимост и достоверност. Ако при проверката се установи, че сигналът не попада в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието му не дава основания да се приема за правдоподобен, се изготвя доклад до изпълнителния директор на дружеството.

/6/ Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.

/7/ В случай, че сигналът подлежи на разглеждане, се изготвя доклад до изпълнителния директор на дружеството, в който се посочва:

1. предметът на проверката;

2. проверявания период;

3. времето за извършване на проверката с посочване на крайната ù дата;

/8/ В случай, че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителят/ите по чл. 3 извършва следното:

организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за

целта може да изисква съдействието на други лица или звена в структурата на дружеството;

изготвя и предоставя доклад по случая на изпълнителния директор на дружеството, в който предоставя информация за сигнала, предприетите последващи действия и предложения за предприемане на конкретни мерки, с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението;

прилага като писмени приложения към доклада, събраните в хода на проверката доказателства.

/9/ В срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаване на получаването на сигнала, служителят/ите по чл. 3 изготвя кратък доклад в който накратко описва информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката, които заедно с мотивите се съобщават писмено на подателя и на засегнатото лице, при спазване на задължението за тяхната поверителност и защита.

/10/ Всички действия на служителя/ите по чл. 3 в хода на работата по сигнала се документират на хартиен и/или на електронен носител.

/11/ Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, същите се заличават.

7. Защита на подателите на сигнали. Условия и мерки за осигуряване на защита.

/1/ Защита по ЗЗЛПСПОИН се предоставя на:

сигнализиращо лице от момента на подаването на сигнала или публичното оповестяване на информация за нарушение;

лица, които помагат на сигнализиращото лице в процеса на подаване на сигнал;

лица, които са свързани със сигнализиращото лице и които могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия поради сигнализирането;

юридически лица, в които сигнализиращото лице притежава дялово участие, за които работи или с които е свързано по друг начин в работен контекст.

/2/ Лице, подаващо сигнал за нарушения чрез вътрешен или външен канал има право на защита, при условие че:

е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването й и че тази информация попада в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН;

е подало сигнал за нарушение при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН.

/3/ Забранява се всяка форма на ответни действия спрямо лицата, посочени в чл. 7 /1/ на настоящата политика, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, както и заплахи или опити за такива действия, включително под формата на:

временно отстраняване, уволнение или прилагане на друго основание за прекратяване на правоотношението, по което лице полага наемен труд;

понижаване в длъжност или забавяне на повишение в длъжност;

изменение на мястото или характера на работата, продължителността на работното

време или намаляване на възнаграждението;

отказ за осигуряване на обучение за поддържане и повишаване на професионалната

квалификация на работника или служителя;

отрицателна оценка на работата, включително в препоръка за работа;

прилагане на имуществена и/или дисциплинарна отговорност, включително налагане на дисциплинарни наказания;

принуда, отхвърляне, заплашване за предприемане на ответни действия или действия, изразени физически, словесно или по друг начин, които имат за цел накърняване на достойнството на лицето и създаване на враждебна професионална среда;

пряка или непряка дискриминация, неравностойно или неблагоприятно третиране;

отнемане на възможност за преминаване от срочен трудов договор на трудов договор за неопределено време, когато работникът или служителят е имал законно право да му бъде предложена постоянна работа;

предсрочно прекратяване на срочен трудов договор или отказ за повторно сключване, когато такова е допустимо по закон;

вреди, включително за репутацията на лицето, по-специално в социалните мрежи, или финансови загуби, включително загуба на бизнес и загуба на доход;

включване в списък, изготвен въз основа на официално или неофициално споразумение, в сектор или в отрасъл, което може да доведе до това лицето да не може да постъпи на работа или да не може да достави стока или услуга в този сектор или отрасъл (черен списък);

предсрочно прекратяване или разваляне на договор за доставка на стоки или услуги,

когато лицето е доставчик;

прекратяване на лиценз или разрешение;

насочване на лицето към извършване на медицински преглед.

8. Поверителност на личните данни.

ЗТА АД ще обработва лични данни на служителите си и/или външни за компанията лица, т.е всички сигнализиращи лица, необходими само за целите на настоящата политика, съгласно установените от дружеството политики и правила за защита на данните и до степента, разрешена от приложимото законодателство за защита на данните.

Дружеството прилага необходимите организационни и технически мерки за сигурност, за да гарантира законови и сигурни разследвания и да гарантира, че личните данни се обработват в съответствие с приложимите закони и разпоредби за защита на данните. Всички доклади, направени съгласно тази политика, ще бъдат изцяло третирани като поверителни, доколкото това е в съответствие с провеждането на пълно и справедливо разследване.

Личните данни ще бъдат обработвани за целите на подаване на сигнал за нарушение и по-нататъшно разследване, ако е необходимо, и във всеки случай само до степента, която е законово допустима и необходима.

Обработените лични данни ще включват всяка информация, получена чрез каналите за сигнализиране, включително името и данните за контакт на подателя на сигнали (освен ако подателят на сигнали е анонимен), а по отношение на служителите на дружеството и всяка друга подадена информация във връзка с работата им в ЗТА АД.

Съответните лични данни, обработвани за целите, посочени в настоящата политика, могат да се съхраняват толкова дълго, колкото е необходимо и законово разрешено /но не повече от 1 /една/ календарна година след приключване на разследването и отстраняване на нарушението/.

Личните данни, обработени във връзка с доклад за нарушение, което не води до по-нататъшно разследване или което е неоснователно, ще бъдат незабавно изтрити.

§1.Настоящата политика е създаденa на основание чл. 13 от ЗЗЛПСПОИН.

§2.Настоящата политиката е утвърдена със заповед на изпълнителния директор на дружеството на 01.05.2023 г. и може да се изменя и допълва по всяко време по същия начин. Политиката е ефективна от 01.05.2023г.

§3.За неуредените въпроси в нaстоящата политика се прилагат разпоредбите на ЗЗЛПСПОИН.

9. Контрол на измененията.

Изготвил/Актуализирал настоящата версия - Име, Фамилия, длъжност

Ревизия

Дата

Мария Добрева - юрисконсулт

01.05.2023 г.